Arredare un Ufficio con Postazioni Call Center (Guida 2023)

Il concetto di “call center” abbraccia una gamma di attività che vanno dal telemarketing all’inbound e outbound marketing, dal servizio clienti alla gestione dei reclami.

Tenendo conto che un operatore trascorre molte ore settimanali all’interno di quest’ambiente, l’importanza di avere uno spazio di lavoro confortevole non può essere sottovalutata.

L’arredamento di un ufficio call center deve quindi basarsi sulla visione complessiva dell’azienda e sull’andamento del lavoro quotidiano.

Ciò non significa semplicemente piazzare scrivanie e sedie in una stanza, piuttosto di un processo olistico che prenda in considerazione sia le necessità tecniche che umane, garantendo un ambiente di lavoro efficiente, sicuro e piacevole.

Tipologie di Call Center

Un call center inbound è principalmente focalizzato sulla ricezione delle chiamate da parte dei clienti.

Questi possono includere:

• richieste di assistenza,
• segnalazioni,
• domande su prodotti o servizi.

Una criticità momentanea è spesso determinata dalla quantità di chiamate in entrata, e l’efficienza va garantita tramite tassi di risoluzione elevati e una gestione delle chiamate fluida.

Un call center outbound si concentra invece sull’effettuare chiamate verso i clienti o potenziali clienti.

Queste chiamate possono riguardare:

• telemarketing,
• sondaggi,
• aggiornamenti sui servizi,
• comunicazioni in uscita.

Un call center virtuale è una soluzione moderna per gestire le chiamate e interagire con i clienti senza la necessità di un luogo fisico dedicato o di infrastrutture on-site tradizionali.

Questo modello si basa sulla visione complessiva dell’azienda di sfruttare la tecnologia per minimizzare gli spazi usati e le risorse, rendendo possibile il lavoro da remoto.

Vediamo ora come arredare un call center di ogni tipo, analizzando gli elementi fondamentali quali:

• scrivanie da ufficio
• mobili call center
• soluzioni per open space o uffici senza divisori
• creare un ambiente professionale e piacevole

Scrivanie e Sedie

La scrivania deve essere ergonomica e, soprattutto, adatta all’attività svolta.

La dimensione delle postazioni dovrebbe essere tale da poter ospitare computer, terminali per le telefonate e spazio per eventuali documenti, senza sentirsi sovraccaricati.

Una postazione per call center può essere multifunzionale con scrivania singola o doppia, ideale per mantenere una corretta postura durante le chiamate, facilitando al contempo l’accesso agli strumenti di lavoro necessari.

Inoltre, queste postazioni possono essere ideali se si vuole ottimizzare lo spazio a disposizione, soprattutto in ambienti di lavoro ridotti.

Scrivanie e postazioni possono essere disposte in diverse isole di lavoro, ognuna delle quali costituisce una sezione dedicata per i vari team o per specifiche funzioni (come inbound o outbound).

Da non dimenticare infine l’importanza di una sedia ergonomica con un meccanismo di movimento regolabile.

Gli operatori devono poter regolare la sedia in base alle lor esigenze ed alla loro corporatura,

Ciò permetterà di tener conto del loro benessere, riducendo i molteplici fattori di stress fisico ed evitandogli seri problemi di salute alla schiena.

Arredamento e Mobili

La “lista della spesa” in fase di arredo include anche cassettiere, scaffali e altri elementi di stoccaggio.

È molto importante arredare gli spazi con mobili per ufficio funzionali e capienti, facili da raggiungere e da usare in modo rapido e comodo.

Le cassettiere sono particolarmente utili, offrendo un accesso immediato a documenti importanti e materiali di uso quotidiano.

Queste devono essere ergonomiche, facilmente accessibili e, idealmente, dotate di sistemi di sicurezza per il trattamento dei dati personali.

Gli scaffali e gli altri elementi d’arredo devono garantire una disposizione logica, permettendo una facile identificazione e recupero dei materiali.

Devono essere progettati per contenere sia hardware necessario all’attività (come ad esempio le stampanti) che la documentazione d’uso costante.

Tenendo in considerazione anche in questo caso il trattamento dei dati personali, è essenziale avere scaffali che possano essere chiusi e bloccati (con chiavi o combinazioni), garantendo la privacy e la sicurezza delle informazioni.

Gli scaffali funzionali possono anche aiutare nella creazione di un ambiente di lavoro confortevole.

Ad esempio, gli scaffali fonoassorbenti hanno la molteplice funzione di separare alcune aree (senza però chiuderle del tutto) e di ridurre il rumore all’interno di un ufficio, facilitando la concentrazione degli operatori durante le chiamate.

Da non sottovalutare il fatto che si integrino anche con l’ambiente in cui sono collocati, poiché è dimostrato che un’area esteticamente piacevole influenza positivamente la permanenza quotidiana e di conseguenza la produttività.

Pareti Divisorie e Separatori

In un ambiente frenetico come questo, garantire una certa privacy e la capacità degli operatori di effettuare chiamate senza distrazioni e senza perdere la concentrazione è fondamentale.

I pannelli fonoassorbenti e le pareti divisorie sono soluzioni ideali per creare spazi personalizzati, permettendo al contempo una certa separazione tra le diverse postazioni singole.

Questi separatori, oltre a mantenere la privacy, contribuiscono anche ad ottimizzare gli spazi a disposizione.

Inoltre, grazie alla loro natura modulare, danno il vantaggio di poter riorganizzare gli spazi in modo più semplice e veloce rispetto ad una soluzione di tramezzi o muri divisori.

Ciò eviterà anche di rovinare in modo irreparabile i pavimenti e di preservarli in futuro.

Postazioni Call Center Economiche

Le postazioni di lavoro economiche possono offrire alcuni vantaggi, soprattutto in termini di risparmio per aziende in fase di start-up o con budget limitati.

Molti mobili per call center economici sono multifunzionali, combinando una scrivania con altri elementi essenziali, come cassettiere e separatori.

Tuttavia, è essenziale assicurarsi che, nonostante il costo ridotto, le postazioni garantiscano una corretta postura e siano confortevoli per gli operatori.

Inoltre, mobili estremamente economici saranno inevitabilmente soggetti ad una rapida usura e scarsa durata nel tempo, annullando così il vantaggio economico iniziale.

E’ sempre consigliabile valutare il prezzo in relazione alla qualità offerta evitando di farsi attrarre solo dal forte (ed illusorio) risparmio.

Consulenza professionale su come arredare un ufficio call center

Di fronte a una così vasta gamma di decisioni, avere al proprio fianco un esperto può fare la differenza.

Basandoci sulle specifiche esigenze del call center, siamo in grado di suggerire soluzioni d’arredo che raggiungano in modo efficace gli scopi previsti.

Una consulenza può inoltre aiutarti a trovare il giusto equilibrio fra budget e qualità, senza compromettere il punto di vista estetico e la funzionalità.

Con l’evoluzione costante delle tecnologie e delle esigenze di business, un consulente può proporti soluzioni che possano adattarsi ai cambiamenti futuri, come l’eventuale passaggio da un call center tradizionale a un call center virtuale.